Als Freelancer bist du selbst verantwortlich für dein Einkommen und deine Finanzen. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass du jeden Monat ausreichend Umsatz generierst und nicht in diese fünf typischen (oft teuren) Geldfallen tappst.
1. Du schätzt den Arbeitsaufwand falsch ein
Eine der schwierigsten Aufgaben für unerfahrene Freelancer ist es, den Arbeitsaufwand richtig einzuschätzen. Du möchtest in den Augen des Kunden nicht langsam und unproduktiv wirken und setzt den Aufwand lieber niedrig an – das ist verständlich. Das Problem ist aber, dass du bei einer knappen Kalkulation schnell ein Verlustgeschäft machst.
Viele Anfänger vergessen bei ihrer Preiskalkulation das Drumherum, also die Zeit, die für Besprechungen, Feedback und Korrekturschleifen benötigt wird. Selbst für einen verhältnismäßig kleinen Auftrag können sich die Arbeitsstunden je nach Art des Projektes schnell summieren. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern wirkt sich negativ auf deinen Cashflow aus.
Die Lösung: Definiere genau, was im Preis enthalten ist.
Am sichersten ist es, wenn du den Umfang und die Anzahl der Korrekturschleifen vorher schriftlich mit dem Kunden vereinbarst. Durch klare Absprachen hast du eine bessere Kontrolle über das Projekt und kannst verhindern, dass ein Auftrag durch viele Revisionen unprofitabel wird.
Wenn du im Verlauf des Projektes feststellen solltest, dass der Aufwand das Vereinbarte übersteigt, empfiehlt es sich den Kunden frühzeitig zu informieren und den Preis ggf. anzupassen. Auch wenn dir das zunächst Angst machen sollte, lohnt sich Transparenz. Vergiss nicht: auch das ist ein wichtiger Teil von einem professionellen Service.
2. Du nutzt kein getrenntes Geschäftskonto für dein Business
Fragst du dich am Ende des Geschäftsjahres, welche der Ausgaben auf dem Kontoauszug privat und geschäftlich sind? Du bist nicht allein.
Ein getrenntes Geschäftskonto ist für Selbstständige nicht gesetzlich vorgeschrieben. Aus Angst vor zusätzlichen Kosten entscheiden sich viele Gründer dazu, ihr privates Girokonto für ihr Business zu nutzen. Auch wenn man damit etwas Kosten einsparen kann, bleibt es bei diesem Modell schwer, den Überblick zu behalten. Die Richtigkeit der Buchhaltung kann gefährdet werden.
Die Lösung: Ein getrenntes Geschäftskonto
Mit einem getrennten Geschäftskonto kannst du deine privaten und geschäftlichen Angelegenheiten sauber trennen. Der Steuerberater freut sich und du hast eine bessere Kontrolle über deine Finanzen.
Die gute Nachricht: Ein Geschäftskonto gibt es völlig kostenlos. Du musst kein teures Konto mit hohen Kontoführungskosten nutzen, sondern kannst auf eine moderne Online Bank setzen. Die Eröffnung eines neuen Kontos gelingt oft in nur wenigen Minuten im Netz.
Bei Holvi erhältst du noch viel mehr als nur ein Geschäftskonto. Du kannst deine Belege digital speichern, Rechnungen erstellen und versenden und deine Buchhaltung vorbereiten.
Durch die praktischen Tools kannst du deinen Alltag als Selbstständiger vereinfachen und dich auf das Wesentliche konzentrieren: dein Kerngeschäft.
3. Du verlierst Belege
Als Selbstständiger musst du alle Belege für betriebliche Ausgaben sorgfältig sammeln, sei es für Zugfahrten, Geschäftsessen oder eine Software.
Geht ein Beleg versehentlich verloren, kannst du die entstandenen Kosten nicht steuerlich absetzen – bares Geld, das du verlierst.
Lösung: Speichere Belege mit deinem Smartphone
Damit du dich in Zukunft nicht mehr nach zerknitterten Quittungen in deinen Jackentaschen suchen musst, empfiehlt sich eine digitale Erfassung der Belege.
Mit der Holvi App gelingt das in Sekundenschnelle. Wenn du mit deiner Holvi Business Prepaid Mastercard® bezahlst, erhältst du automatisch eine Benachrichtigung auf deinem Smartphone.
Jetzt machst du einfach nur ein Foto von der Quittung und kannst es direkt hochladen – alle weiteren relevanten Informationen werden automatisch gespeichert.
Für dich und deinen Steuerberater bedeutet das vor allem eins: mehr Effizienz. Das spart Zeit und schont deinen Geldbeutel.
4. Dir fehlt der Durchblick beim Thema Umsatzsteuer
Das Thema Umsatzsteuer ist eigentlich gar nicht so kompliziert, trotzdem sorgt es vor allem bei angehenden Selbstständigen regelmäßig für Verwirrung.
Zunächst musst du herausfinden, ob du überhaupt umsatzsteuerpflichtig bist.
Wenn dein Business noch ganz am Anfang steht und dein jährlicher Umsatz im Vorjahr nicht über 17.500 Euro gelegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 betragen wird, kannst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
Solange du Kleinunternehmer bist, brauchst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen, bekommst im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer erstattet. Der Vorteil ist, dass du dir dadurch am Anfang einiges an Bürokratie, z.B. die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung, ersparen kannst.
Sobald die Umsatzsteuerpflicht greift, solltest du vor allem eins beachten: die Mehrwertsteuer, die einnimmst, gehört nicht dir, sondern muss zu bestimmten Fristen an das Finanzamt abgeführt werden. Allerdings darfst du die Umsatzsteuer, die du von einem anderen Unternehmen in Rechnung gestellt bekommen hat, von deiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen – der sogenannte Vorsteuerabzug.
Bei wenigen Rechnungen ist das kein Problem, aber sobald der Zahlungsverkehr wächst, ist es schwer den Überblick zu bewahren und alles manuell zu berechnen. Fehler und Verspätungen können außerdem sehr teuer werden, weshalb man das Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte.
Lösung: Ein digitales Geschäftskonto, das die Umsatzsteuer berechnet
Damit du deine Umsatzsteuer-Zahllast leicht im Blick behalten kannst, lohnt sich der Wechsel zu einem Geschäftskonto oder einer Software, die das für dich erledigt. Wenn du alle geschäftlichen Transaktionen über Holvi abwickelst, gelingt das mit nur wenigen Klicks.
Alternativ kannst du Holvi durch eine neue Integration mit der Buchhaltungssoftware Lexoffice verbinden.
5. Du verzettelst dich bei der Rechnungsstellung
Um deine Liquidität zu sichern ist es wichtig, dass du regelmäßige Zahlungseingänge hast. Das wiederum setzt voraus, dass du Rechnungen zeitnah verschickst und nicht jedes Mal Wochen oder Monate auf dein Geld warten musst.
Bei WorkGenius werden die Rechnungen für deine Projekte direkt über die Plattform erstellt und an deine Kunden weitergeleitet – du musst dich also nicht um Rechnungen kümmern.
Aber selbst, wenn du viele Projekte über WorkGenius abwickelst, ist es sehr wahrscheinlich, dass du irgendwann eigene Kunden gewinnst. Auf solche Fälle solltest du rechtzeitig vorbereitet sein, denn zu einem professionellen Service gehört auch eine funktionierende Rechnungsstellung.
Der Grund ist einfach: Wenn kein Geld reinkommt, leidet deine Liquidität. Das kann dazu führen, dass du deine eigenen Rechnungen nicht rechtzeitig zahlen kannst und in Verzug gerätst – ein Teufelskreis, der nicht nur teuer, sondern existenzbedrohend werden kann.
Um finanzielle Engpässe zu vermeiden, solltest du die Rechnungsstellung daher immer im Blick haben. Wenn du eine Rechnung schickst, können mehrere Wochen vergehen, bevor der Kunde das Geld überweist. In Deutschland beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage, was aber noch lange nicht heißt, dass alle Kunden dies respektieren.
Ohne ein entsprechendes System kann der Überblick leicht verloren gehen und Außenstände häufen sich – bis zu dem Punkt, an dem dir das Geld ausgeht.
Die Lösung: Optimiere deine Rechnungsstellung
Mach die Rechnungsstellung zu einer Routine. Wähle für jede Woche einen Zeitpunkt, an dem du dich um Rechnungen und – bei verspäteter Zahlung – um Zahlungserinnerungen kümmerst.
Mit einer Rechnungssoftware oder entsprechenden Vorlagen gelingt dies noch leichter. Am besten ist ein System, das mehrere Funktionen kombiniert.
Eine Lösung, bei der das einfach gelingt, ist Holvi. Mit Holvi kannst du Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen und versenden. Holvi übernimmt das Tracking, so dass du immer auf einen Blick erkennen kannst, welche Rechnung bezahlt wurde, welche noch aussteht oder verspätet ist. So hast du deine Finanzen und deine Liquidität jederzeit im Blick.
Fazit: Mit den richtigen Tools hast du deine Finanzen im Blick
Wie du siehst, setzt ein effizientes Finanzmanagement nicht großes Fachwissen oder teure Software-Lösungen voraus. Mit dem innovativen Geschäftskonto von Holvi, das speziell für die Bedürfnisse von Selbstständigen entwickelt wurde, kannst du bereits viele der typischen Fallstricke umgehen. Gleichzeitig sparst du wertvolle Zeit, die du ab jetzt statt Routineaufgaben für dein Business nutzen kannst.
