Wer nur den Tagessatz vergleicht, rechnet falsch – der wahre ROI von Freelancern zeigt sich erst im Gesamtbild.
Realität vs. Bauchgefühl
„Freelancer sind teuer.“ Diesen Satz hört man oft – meist von Menschen, die nur den Tagessatz betrachten. Was viele übersehen: Externe Spezialist:innen liefern nicht nur kurzfristige Entlastung, sondern unter dem Strich oft messbare Kostenvorteile.
Gerade im Vergleich zu Full-Time-Equivalents (FTEs) oder interner Projektumverteilung lohnt der Blick auf Gesamtkosten: Time-to-hire, Produktivitätskurve, Payroll-Kosten, Bindung, Soft Costs. Faktoren, die in dynamischen Umfeldern den Unterschied machen.
Freelancer-Kosten: Nicht nur Tagessatz zählen
- Keine Neben- oder Fixkosten: Keine Lohnnebenkosten, kein Equipment, keine Lizenzen auf Unternehmensseite.
- Abrechnung nach Bedarf: Bezahlt wird nur Leistung – keine Leerlaufkosten bei Projektpausen.
- Sofort produktiv: Kein monatelanger Ramp-up. Gute Freelancer starten ab Tag 1.
Ergebnis: niedrigere Kosten pro Output-Einheit.
Die versteckten Kosten von Inhouse-Teams
Ein FTE kostet oft das 1,5–2-Fache des Bruttogehalts (HR, Setup, Benefits, Ramp-up). Vollkosten jenseits von 120.000 € p.a. sind bei Tech-, Marketing- oder Data-Rollen keine Seltenheit.
- Besetzungsdauer: Ø 42–63 Tage (LinkedIn Global Hiring Report)
- Einarbeitung: 2–3 Monate bis Vollauslastung
- Fehlbesetzung: bis 1,5× Jahresgehalt
- Opportunitätskosten: Teams erledigen Aufgaben abseits ihres Kern-Stacks
Runtergebrochen: Vergleichbare Projektkosten
Beispiel: Marketing-Kampagne, 3 Monate Laufzeit.
| Rolle | Inhouse | Freelancer |
|---|---|---|
| Kosten (gesamt) | ≈ 31.000 € (Gehalt, Nebenkosten, Onboarding, Tools) | ≈ 27.000 € (900 €/Tag, 30 Tage) |
| Startzeit | Ø 8 Wochen | 3–5 Tage |
| Produktivität | Teilspektrum, hoher Abstimmungsbedarf | Fokussiert, spezifisches Know-how |
Langfristiger ROI: Weniger Admin, mehr Fokus
- 96 % Matching-Genauigkeit – spart Briefing, Screening, Interviews.
- 4× schnellere Besetzung – weniger Verzögerungen & Opportunitätskosten.
- Bis zu 86 % weniger Overhead – Sourcing, Verträge, Payroll, Reporting in einem System.
- 100 % Spend Visibility – Budgetkontrolle, weniger Rogue Spend.
- 98 % Invoice Accuracy – minimaler Korrekturaufwand.
Für CFOs & Procurement bedeutet das: kalkulierbare Kosten, Planungssicherheit und Single Source of Truth für alle Freelancer-Ausgaben.
So rechnet sich das in der Praxis
Tech-Stack-Rollout in 12 Märkten (Deadline: 6 Monate). Inhouse nicht stemmbar, Budget gedeckelt. Lösung:
- Spezialist:innen gezielt buchen – nach Region, Sprache, Stack, Verfügbarkeit.
- Workflow zentral planen – Talentkoordination über Plattform.
- Ergebnisse in Echtzeit tracken – Budget & SLA im Dashboard.
Ergebnis: Qualität, Time-to-market und Budgettreue über Benchmark – bei −37 % Gesamtaufwand vs. Inhouse-Plan.
Wann Freelancer wirtschaftlich besonders sinnvoll sind
- Fachkräftemangel – zeitkritische IT-, Data-, Marketingprojekte
- Schnelle Rollouts – Geschwindigkeit vor Pipeline
- Punktuelles Spezial-Know-how – intern nicht aufzubauen
- Budgetdruck – projektbezogene Kalkulation
Fazit: Wer nur Gehälter vergleicht, denkt zu kurz
Freelancer sind kein Notnagel, sondern ein wirtschaftlicher Hebel – wenn man das Gesamtbild betrachtet. Wer nur auf Tagessätze schaut, verpasst Einsparpotenziale in Admin, Overhead und Time-to-Value.
Mit Plattformlösungen wie WorkGenius geht das compliant, transparent, steuerbar – in Tagen statt Wochen. Der Business Case rechnet sich schnell.
