Auch Jahre nach Beginn der Pandemie findet der Onboarding-Prozess oft remote statt, da viele Unternehmen auf ein Remote-first oder Hybrid-Arbeitsmodell umgestellt haben. In diesem Beitrag erfährst du, was du beim Remote-Onboarding beachten solltest, um neue Mitarbeiter virtuell erfolgreich zu integrieren.
Technologie rechtzeitig bereitstellen
Besonders beim virtuellen Onboarding sollten neue Mitarbeiter vom ersten Tag an mit der notwendigen Ausstattung voll einsatzfähig sein. Stelle also sicher, dass Laptop, Kopfhörer und weitere Arbeitsmittel vor dem ersten Arbeitstag ankommen. Sorge auch dafür, dass Zugänge zu Tools wie Trello, Slack, Asana, Google Meets und natürlich zum Firmennetzwerk bereitgestellt und alle nötigen Programme installiert sind. Da nicht alle Mitarbeiter mit jedem Tool vertraut sind, solltest du Schulungen anbieten oder schriftliche Anleitungen vorbereiten.
Eine warme Willkommensatmosphäre schaffen
Versuche am ersten Arbeitstag, trotz rein virtuellen Kontakts eine „Willkommensatmosphäre“ für den neuen Mitarbeiter zu schaffen. Alle Teammitglieder sollten vorab informiert werden, dass ein neuer Mitarbeiter beginnt und welche Aufgaben er übernehmen wird. Neben einem ersten Videocall mit dem Team und einem persönlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten zeigt es Wertschätzung, wenn sich die Geschäftsführung Zeit nimmt, die neuen Mitarbeiter zu begrüßen. Alle Neuzugänge sollten die Möglichkeit haben, einige Mitglieder des Managementteams kennenzulernen.
Ein Willkommenspaket für den neuen Kollegen zu senden, ist ebenfalls eine nette Geste. Dies kann gebrandete Arbeitsmaterialien wie Blöcke, Stifte oder auch Kaffeetassen, Trinkflaschen oder Hoodies umfassen.
Den neuen Mitarbeiter mit einem Buddy paaren
Besonders in den ersten Tagen ist es wichtig, dass der Mitarbeiter jederzeit Ansprechpartner hat, die bei Fragen zur Verfügung stehen. Diese Aufgabe kann von einem Mitglied des People-Teams oder von einem Buddy oder Mentor übernommen werden, der dem neuen Kollegen zur Seite steht und ihn in die wichtigsten Prozesse einführt. Dies kann ein Kollege aus demselben Team oder aus einer ganz anderen Abteilung sein. Du solltest auch sicherstellen, dass jeder neue Mitarbeiter bereits im Onboarding-Prozess die Unternehmenskultur versteht und sich integriert. Dafür könntest du regelmäßige Sitzungen zu den Unternehmenswerten einführen, die vom People-Team geleitet werden.
Zeit für regelmäßigen Austausch einplanen
Es macht auch Sinn, bestimmte Rahmenbedingungen für einen regelmäßigen Austausch zu setzen, zum Beispiel einen täglichen Check-In während der ersten Woche. Gehe proaktiv auf die neuen Mitarbeiter zu und prüfe, ob alles in Ordnung ist, ob sie Unterstützung benötigen oder Fragen haben. Du kannst Unternehmenswikis wie Confluence nutzen, um eine FAQ-Seite vorzubereiten, die die wichtigsten Themen für Neuzugänge wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Buchung von Besprechungsräumen oder Ansprechpartner für IT-Probleme umfasst.
Erwartungen und Ziele klar formulieren
Kommuniziere unbedingt klar die Erwartungen an neue Mitarbeiter während des gesamten Prozesses. Dazu kannst du einen Onboarding-Plan erstellen, der festlegt, welche konkreten Ziele der Mitarbeiter erreichen sollte, und regelmäßige Feedbackgespräche während der Probezeit einrichten, um zu überprüfen, wie es dem Mitarbeiter geht und ob die Ziele erreicht werden.
Soziale Interaktionen im Team fördern
Da gemeinsame Mittagspausen vor Ort oder Plaudereien bei einer Kaffeepause in der Küche im Remote-Setting nicht möglich sind, ist es wichtig, auch im virtuellen Raum Situationen zu schaffen, in denen Mitarbeiter sich in einem ungezwungenen Kontext kennenlernen können. Fördere Teaminteraktionen mit virtuellen Kaffeepausen, Mittagessen oder Feierabendbieren. Du kannst diese selbst arrangieren, das Team dazu auffordern oder sogar den neuen Teammitgliedern ermöglichen, ihre eigenen Termine zu setzen. Mit Tools wie Wonder können sich Mitarbeiter auf unterhaltsame und informelle Weise kennenlernen.
Feedback sammeln
Du kannst deinen Remote-Onboarding-Prozess immer verbessern, indem du Feedback dazu einholst. Was lief gut? Was könnte aus Sicht des Mitarbeiters verbessert werden? Zögere nicht, diese Fragen zu stellen und offen für Kritik und Verbesserungsvorschläge zu sein – das wird bei zukünftigen Onboardings hilfreich sein.
