Wer den Tagessatz eines Freelancers mit dem Monatsgehalt einer Festanstellung vergleicht, vergleicht zwei verschiedene Dinge. Dieser Beitrag zeigt, woraus die Vollkosten einer internen Stelle bestehen, wie Sie daraus einen belastbaren Stundensatz rechnen und wann externe Kapazität wirtschaftlich ist.
Die Ausgangszahl: was eine Arbeitsstunde in Deutschland kostet
Das Statistische Bundesamt beziffert die Arbeitskosten regelmäßig. Für 2025 gilt: Unternehmen des Produzierenden Gewerbes und des Dienstleistungsbereichs zahlten durchschnittlich 45,00 Euro für eine geleistete Arbeitsstunde, 3,6 Prozent mehr als 2024 mit 43,50 Euro. Im EU-Durchschnitt waren es 34,90 Euro, Deutschland liegt damit rund 29 Prozent darüber.
Noch wichtiger für Ihre Kalkulation ist das Verhältnis von Brutto zu Gesamtkosten. Das Statistische Bundesamt weist für Deutschland 29 Euro Lohnnebenkosten je 100 Euro Bruttoverdienst aus, ein Wert, der seit 2022 stabil ist. Aus 100 Euro Gehalt werden also rund 129 Euro Arbeitskosten.
Zwei Einschränkungen gehören dazu, damit Sie die Zahl richtig einordnen: Der Wert für 2025 ist eine Schätzung auf Basis der Arbeitskostenerhebung 2020, und es handelt sich um einen Durchschnitt über alle Branchen. Ihre eigene Quote kann darüber oder darunter liegen.
Woraus die Lohnnebenkosten bestehen
Das Statistische Bundesamt zählt dazu die Sozialbeiträge der Arbeitgeber einschließlich der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die Kosten der beruflichen Aus- und Weiterbildung, sonstige Aufwendungen und die Steuern zulasten des Arbeitgebers. Die Sozialbeiträge der Arbeitgeber machen dabei rund 23 Prozent der gesamten Arbeitskosten aus.
In der gesetzlichen Krankenversicherung beträgt der allgemeine Beitragssatz 14,6 Prozent der beitragspflichtigen Einnahmen (§ 241 SGB V). Beschäftigte und Arbeitgeber tragen die nach dem Arbeitsentgelt bemessenen Beiträge grundsätzlich je zur Hälfte (§ 249 Abs. 1 SGB V). Die Sätze der Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung stehen dagegen nicht fest im Gesetz, sondern werden angepasst und bekannt gegeben. Für die Rentenversicherung beschreibt § 158 SGB VI nur den Mechanismus und bestimmt, dass der Beitragssatz auf eine Dezimalstelle aufzurunden ist. Prüfen Sie diese Sätze daher für das jeweilige Jahr.
Der zweite Hebel: bezahlte Zeit ist nicht produktive Zeit
Vollkosten entstehen pro Jahr, Leistung entsteht nur an Arbeitstagen. Zwei gesetzliche Positionen verkleinern die produktive Zeit unabhängig von allem anderen:
- Urlaub: "Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage" (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Werktage sind alle Kalendertage außer Sonn- und Feiertagen, bei einer Fünftagewoche entsprechen die 24 Werktage also 20 Arbeitstagen. Tarif- und Arbeitsverträge liegen in der Praxis meist darüber.
- Krankheit: Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber "für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen" (§ 3 Abs. 1 EntgFG).
Dazu kommen Feiertage, deren Zahl sich je Bundesland unterscheidet, sowie Weiterbildung, Einarbeitung und interne Termine.
Beispielrechnung: vom Bruttogehalt zur produktiven Stunde
Die folgende Rechnung nutzt das Destatis-Verhältnis und klar benannte Annahmen. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein:
- Bruttogehalt (Annahme): 70.000 Euro im Jahr
- Arbeitskosten nach Destatis-Verhältnis: 70.000 × 1,29 = 90.300 Euro
- Kalendertage minus Wochenenden: 365 - 104 = 261 Tage
- minus Feiertage (Annahme 10): 251 Tage
- minus gesetzlicher Mindesturlaub bei Fünftagewoche: 251 - 20 = 231 Tage
- minus Krankheitstage (Annahme 10): 221 produktive Tage
- bei 8 Stunden: 1.768 produktive Stunden
Daraus ergibt sich ein Vollkostensatz von rund 51 Euro je produktiver Stunde oder etwa 409 Euro je produktivem Tag. Noch nicht enthalten sind Arbeitsplatz, Hardware, Software-Lizenzen, Recruiting und die Zeit, in der eine Stelle unbesetzt ist.
Warum der Vergleich mit dem Tagessatz oft schiefgeht
Ein Tagessatz von 800 Euro wirkt neben 70.000 Euro Jahresgehalt teuer. Woraus sich so ein Satz zusammensetzt, steht im Beitrag Was kostet ein Freelancer?. Der Vergleich stimmt aber erst, wenn Sie auf beiden Seiten dasselbe messen:
