"Was kostet ein Freelancer?" ist die Frage, die wir am häufigsten hören. Eine seriöse Pauschalantwort gibt es nicht, aber es gibt eine nachvollziehbare Logik dahinter. Dieser Beitrag zeigt, woraus sich ein Tagessatz zusammensetzt, warum er über dem internen Stundenlohn liegen muss und wie Sie ein Angebot bewerten, ohne nur auf die Zahl zu schauen.
Warum es keine Pauschalantwort gibt
Ein Tagessatz ist kein Preisschild für eine Ware, sondern das Ergebnis aus Knappheit, Risiko und Kostenstruktur. Zwei Entwickler mit gleicher Berufsbezeichnung können sich im Satz deutlich unterscheiden, weil Spezialisierung, Branchenerfahrung, Projektdauer, Einsatzort und Dringlichkeit verschieden sind. Wer eine belastbare Zahl braucht, braucht deshalb immer den konkreten Bedarf, nicht die Berufsbezeichnung.
Was im Tagessatz eines Selbstständigen steckt
Der wichtigste Denkfehler im Einkauf ist der direkte Vergleich mit einem internen Stundenlohn. Ein Selbstständiger trägt Kosten, die bei Angestellten der Arbeitgeber übernimmt. Drei Punkte ergeben sich direkt aus dem Gesetz:
- Keine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Der Anspruch auf Fortzahlung "bis zur Dauer von sechs Wochen" steht Arbeitnehmern zu (§ 3 Abs. 1 EntgFG). Wer selbstständig ist und krank wird, verdient nichts.
- Kein bezahlter Urlaub. Der gesetzliche Mindesturlaub von 24 Werktagen gilt für Arbeitnehmer (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Freie Tage eines Selbstständigen sind unbezahlte Tage.
- Keine Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Bei Beschäftigten teilen sich Arbeitgeber und Beschäftigte die Beiträge grundsätzlich je zur Hälfte (§ 249 Abs. 1 SGB V). Selbstständige tragen ihre Absicherung selbst.
Hinzu kommt: Bestimmte Selbstständige sind in der gesetzlichen Rentenversicherung versicherungspflichtig, etwa wenn sie regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und "auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind" (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI). Auch dieser Beitrag steckt im Satz.
Nicht im Gesetz, aber in jeder realistischen Kalkulation stehen außerdem: Zeiten ohne Auftrag, Akquise und Angebotserstellung, Weiterbildung, Hardware und Lizenzen, Versicherungen, Buchhaltung und Steuerberatung sowie Rücklagen für Steuernachzahlungen.
Die Umsatzsteuer gehört nicht in den Vergleich
Auf die Rechnung kommen in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer, denn "die Steuer beträgt für jeden steuerpflichtigen Umsatz 19 Prozent der Bemessungsgrundlage" (§ 12 Abs. 1 UStG). Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist das ein durchlaufender Posten, weil der Unternehmer die in Rechnung gestellte Steuer als Vorsteuer abziehen kann (§ 15 Abs. 1 UStG). Vergleichen Sie deshalb netto mit netto. Wer brutto gegen internes Gehalt rechnet, rechnet den externen Einsatz künstlich teuer.
Der faire Vergleich: Tagessatz gegen Vollkosten
Die interne Seite der Rechnung haben wir im Beitrag Personalkosten berechnen aufgemacht. Kurz zusammengefasst: Das Statistische Bundesamt weist für Deutschland 29 Euro Lohnnebenkosten je 100 Euro Bruttoverdienst aus, und bezahlte Zeit ist nicht gleich produktive Zeit. Aus 100 Euro Gehalt werden rund 129 Euro Arbeitskosten, die sich auf deutlich weniger produktive Tage verteilen, als das Jahr Kalendertage hat.
Für den Vergleich heißt das:
- Stellen Sie den Tagessatz netto dem internen Vollkostensatz je produktivem Tag gegenüber.
- Rechnen Sie beim Freelancer nur die Tage, die er liefert. Urlaub, Krankheit und Leerlauf zahlen Sie nicht.
- Rechnen Sie bei der Festanstellung die Bindung mit: Sie läuft weiter, auch wenn das Projekt endet.
- Rechnen Sie dagegen, was intern bleibt: aufgebautes Wissen, dauerhafte Verfügbarkeit, Führungsaufgaben.
